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ウーマン

管理するシステム

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企業では様々な文書を作成し、業務を進めていくことになる。作成する文書としては、社内の規則などを記載した文書や顧客との営業に関する文書、技術文書など多岐に渡る。これらの作成した文書については、適切に管理していくことで、有効活用が可能になることが多い。文書を管理するためのシステムとして、文書管理システムがあり多くの企業で導入されている。文書管理システムでは、文書のバージョン管理を行い、最新版と過去のバージョン管理などが行われる。バージョンの管理を行うことで、過去に修正してきた経緯を確認できるとともに、最新版を明確にすることができる。その他、文書へのアクセス権設定などができることも文書管理システムの特徴となる。作成した文書については、社内の社員でも全員に閲覧させたいものと、一部の担当者のみで閲覧したいものなどがある。それらについては、文書管理システムで閲覧権限を設定することで、見られる人とそうでない人を分けることが可能になる。また、権限設定で編集可能の人を分けることで、見るだけの人と修正できる人を分けることができるなど、より細かな管理が可能になる。文書管理システムの導入においては、自社独自のシステムを開発する場合には数百万円や数千万円など多額のコストがかかることも多い。しかし、パッケージとして一般に販売されているものを導入することで、大幅にコストを削減できる。文書管理システムの導入により、細かく文書管理していくことが可能になる。